dnes je 19.9.2019
Input:

Archivácia účtovných záznamov v zmysle usmernenia Finančnej správy

22.8.2019, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2019.09.1.2 Archivácia účtovných záznamov v zmysle usmernenia Finančnej správy

Mgr. Jozef Sýkora, MBA

Príspevok sa venuje metodickému usmerneniu č. 7/DZPaU/2019/MU k archivácii účtovných záznamov. Bližšie je objasnený charakter účtovných záznamov, formy účtovných záznamov a ich archivovanie s ohľadom na normatívny právny akt - zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.

Čo tvorí účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky?

Účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky podľa § 31 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov. Účtovným záznamom sa podľa § 4 ods. 5 zákona o účtovníctve rozumie údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Účtovný záznam môže mať formu:

- písomnú alebo

- technickú.

Písomným záznamom je účtovný záznam vykonaný rukopisom, písacím strojom, tlačiarenskými alebo reprografickými technikami, alebo tlačiarenským výstupným zariadením výpočtovej techniky, ktorého obsah je pre fyzickú osobu čitateľný (v zmysle zákona o účtovníctve s dodržaním podmienky trvácnosti účtovného dokladu/záznamu).

Naopak, technickým je účtovný záznam vykonaný elektronickým, optickým alebo iným spôsobom neuvedeným pri písomnej forme, ktorý umožňuje jeho prevedenie do písomnej formy; prevedenie do písomnej formy sa nevyžaduje pri podpisovom zázname v technickej forme. Pričom podpisovým záznamom sa podľa ustanovenia § 32 ods. 3 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis, alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme.


Upozornenie:

Obidve formy účtovného záznamu sú rovnocenné. Obsah všetkých účtovných záznamov má rovnaké dôsledky, ak sú vykonané v technickej alebo písomnej forme.

Podľa § 31 ods. 5 zákona o účtovníctve, ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy v technickej forme (a následne ich aj v technickej forme archivuje), je povinná pre potreby daňových úradov na požiadanie umožniť oprávneným osobám zoznámiť sa s obsahom nimi určených účtovných záznamov v technickej forme. Túto povinnosť má účtovná jednotka po dobu, počas ktorej je povinná viesť alebo uchovávať uvedené účtovné záznamy.

Účtovný záznam je definovaný v § 4 ods. 5 zákona o účtovníctve ako údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Každú informáciu týkajúcu sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia je účtovná jednotka povinná zaznamenávať len účtovnými záznamami. Podľa § 4 ods. 6 zákona o účtovníctve sú účtovnými záznamami najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtový rozvrh, účtovná závierka a výročná správa. Súhrn všetkých účtovných záznamov tvorí účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky (§ 31 ods. 1 zákona o účtovníctve).

Prevod účtovného záznamu

Prevod účtovného záznamu z jednej formy do druhej formy je možný v zmysle § 31 ods. 3 zákona o účtovníctve. V tomto prípade je účtovná jednotka povinná zabezpečiť, aby obsah účtovného záznamu v novej forme bol zhodný s obsahom účtovného záznamu v pôvodnej forme. V prípade, ak účtovná jednotka nevie túto podmienku pri prevode účtovného záznamu zabezpečiť, je povinná účtovné záznamy uchovávať aj v písomnej forme.

Lehoty uloženia, resp. uschovania účtovných záznamov – tabuľkový prehľad

Lehoty uloženia, resp. uschovania účtovných záznamov, sú podľa zákona o účtovníctve uvedené v nasledujúcej tabuľke (v zmysle metodického usmernenia č. 7/DZPaU/2019/MU k archivácii účtovných záznamov účinného od apríla 2019).

Účtovné záznamy Doba úschovy Ustanovenie zákona o účtovníctve 
Účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok a výročná správa. Účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh. 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. § 35 ods. 3 písm. a) a b) 
Účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva a ktorými účtovná jednotka dokladuje formu vedenia účtovníctva. 10 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použili. § 35 ods. 3 písm. c) 
Ostatné účtovné záznamy. Počas doby určenej v registratúrnom pláne účtovnej jednotky tak, aby neboli porušené ostatné ustanovenia tohto zákona a osobitných predpisov, napr. doklady § 35 ods. 3 písm. d) 
Správa audítora. 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa overovanie audítorom týka. § 35 ods. 4 
Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú správneho konania, trestného konania, konania pred súdom alebo iného konania, ktoré sa neskončilo. Do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie. § 36 ods. 1