dnes je 16.12.2019
Input:

Právne predpisy týkajúce sa správy registratúry

30.6.2019, , Zdroj: Verlag Dashöfer

1.34 Právne predpisy týkajúce sa správy registratúry

Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky

Zákon o archívoch a registratúrach

Všeobecne záväzným právnym predpisom pre správu registratúry je zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon“).

Povinnosti pôvodcu registratúry

Citovaný zákon ukladá pôvodcom registratúry povinnosť zabezpečovať odbornú správu záznamov, ktoré pochádzajú z ich činnosti alebo z činnosti ich predchodcov.

Ukladá im povinnosť starať sa o:

  • riadnu evidenciu záznamov (vedenie úplnej a presnej evidencie záznamov v registratúrnom denníku alebo inej osobitnej evidencii, vedenie registrov a indexov),

  • zabezpečenie trvanlivosti registratúrneho záznamu, tak aby bez poškodenia a narušenia svojej štruktúry prečkal svoju lehotu uloženia, teda čas svojej prevádzkovej potreby, čo je spravidla niekoľko rokov a pri niektorých špecifických druhoch dokumentov aj niekoľko desaťročí,

  • účelné a bezpečné uloženie (vypracovanie interných smerníc registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu, ktoré upravujú zabezpečenie náležitej správy registratúr organizačných útvarov, ako aj činnosti registratúrneho strediska tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu registratúrnych záznamov),

  • riadne personálne obsadenie úseku správy registratúry, zamestnancom s minimálne úplným stredoškolským vzdelaním v kumulovanej funkcii alebo v samostatnej pracovnej pozícii, v závislosti od veľkosti pôvodcu registratúry a jeho písomnej produkcie,

  • riadne vyraďovanie registratúrnych záznamov/spisov (zabezpečenie plánovitého vyraďovania registratúrnych záznamov/spisov, ktoré nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť organizácie a uplynuli lehoty ich uloženia, minimálne jedenkrát za päť rokov; rozhodnutie o vyradení vydáva príslušný štátny archív na základe návrhu organizácie po posúdení dokumentárnej hodnoty a po vykonaní odbornej archívnej prehliadky),

  • oznamovať bezodkladne ministerstvu vnútra prostredníctvom príslušného štátneho archívu zmeny svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry, ako aj ďalšie závažné skutočnosti (napr. zmenu právnej formy ), a pod.,

  • odovzdať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní v určenej lehote do archívu,

  • odovzdať registratúru bezodkladne právnemu nástupcovi alebo ak zanikne bez právneho nástupcu odovzdať registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou do archívu a uložiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia ich lehôt uloženia a oznámiť ministerstvu vnútra prostredníctvom štátneho archívu miesto, kde sú uložené.


POZOR!

Úprava zákona o archívoch a registratúrach, konkrétne zákon č. 216/2007 Z. z., priniesol pre pôvodcov registratúry s účinnosťou od 1. júna 2007 niekoľko nových, resp. upravených povinností. 

Kto je povinný vypracovať registratúrny poriadok?

Zákon o archívoch a registratúrach v súčasnosti taxatívne vymenúva tých pôvodcov registratúry, ktorí majú povinnosť vypracovať registratúrny poriadok aj registratúrny plán a predložiť ich na posúdenie a schválenie príslušnému štátnemu archívu. Patria sem tí pôvodcovia registratúry, ktorí sú orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon.

Ostatní pôvodcovia registratúry, ak z ich činnosti vznikajú dokumenty majúce trvalú dokumentárnu hodnotu sú povinní vypracovať iba registratúrny plán a predložiť ho na posúdenie a schválenie príslušnému štátnemu archívu.

Ak z činnosti pôvodcu registratúry nevznikajú žiadne dokumenty majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, alebo výsledky jeho činnosti sú predmetom autorského práva, nemá povinnosť vypracovať ani registratúrny poriadok, ani registratúrny plán.

Pre rýchlejšiu orientáciu pôvodcov registratúry v rámci ich kategorizácie, pripravilo ministerstvo vnútra orientačnú typológiu pôvodcov registratúry, ktorú je možné nájsť na internetovej stránke ministerstva vnútra www.civil.gov.sk - správa registratúry – orientačná typológia. V nejednoznačných prípadoch rozhoduje o začlenení pôvodcu registratúry do príslušnej kategórie vždy ministerstvo vnútra.


POZOR!

Všetky ostatné povinnosti zostávajú všetkým pôvodcom registratúry (každá právnická osoba a fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra) bez rozdielu a v plnej miere zachované. 

Musím evidovať dokumenty?

Zákon o archívoch a registratúrach stanovuje ako povinnosť pre každého pôvodcu registratúry evidovať všetky dokumenty, ktoré vznikli z jeho činnosti, ako aj došlé dokumenty.

Môžem k niektorým dokumentom obmedziť prístup?

Zákon o archívoch a registratúrach umožňuje v § 13 obmedzenie prístupu k dokumentom jednak samotným štátnym archívom a tiež pôvodcom registratúry v registratúrnom štádiu, ako aj pri odovzdávaní archívnych dokumentov vzniknutých z ich činnosti do trvalej archívnej starostlivosti príslušného štátneho archívu v maximálnej dĺžke 30 rokov od ich odovzdania. Zákon zároveň zavádza ako povinné obmedzenie prístupu ku všetkým tým dokumentom, ktoré obsahujú osobné údaje, a to v dĺžke trvania 90 rokov od ich vzniku.

Môžem moje dokumenty hromadne vyviezť mimo Slovenskú republiku?

Zákon trvalý vývoz netriedených registratúr nepripúšťa. V prípade odôvodnenej potreby dočasného vývozu celej registratúry, alebo jej časti mimo územia Slovenskej republiky je nutné požiadať o súhlas Ministerstvo vnútra SR.

Sankcie

Za neplnenie alebo porušenie povinností stanovených zákonom o archívoch a registratúrach hrozí pôvodcom registratúry možná sankcia až do výšky 1 milióna slovenských korún. K takémuto sankčnému konaniu sa pristupuje štandardným spôsobom, po vykonaní štátneho odborného dozoru zo strany príslušného štátneho archívu, zistení nedostatkov, stanovení opatrení na ich odstránenie a po ich opätovnom zistení pri kontrole plnenia opatrení na odstránenie nedostatkov.

Vyhláška MV SR

Oblasť hodnotenia a vyraďovania registratúrnych záznamov a ochrany registratúrnych záznamov a archívnych dokumentov upravuje zákon o archívoch a registratúrach a podrobnejšie vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „vyhláška“). Ostatná novela vyhlášky č. 242/2007 Z. z. nadobudla účinnosť 15. júna 2007.

Kritériá hodnotenia dokumentov

Vyhláška jednoznačne stanovuje kritériá hodnotenia registratúrnych záznamov ako archívnych dokumentov, medzi ktoré patrí najmä obsah dokumentu, význam jeho pôvodcu, obdobie v ktorom vznikol, formálne znaky jeho vyhotovenia, jeho hodnovernosť a nosič, na ktorom je poznamenaný. Vo svojom § 4 prináša kategorizáciu registratúrnych záznamov, ktorá je východiskom pre stanovenie povinnosti pôvodcu registratúry vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán.

Hodnotenie a vyraďovanie registratúrnych záznamov (dokumentov)

Po uplynutí lehoty uloženia registratúrnych spisov nasleduje ich zničenie alebo uloženie do archívu. Rozhodnutie sa vykoná na základe registratúrneho plánu organizácie a až po odsúhlasení príslušným archívom. Akým spôsobom prebieha vyraďovanie dokumentov?

Vyraďovanie registratúrnych záznamov (dokumentov) podľa registratúrneho plánu

Čo je vyraďovanie?

Vyraďovanie registratúrnych záznamov je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňujú registratúrne záznamy/spisy, ktorým uplynula lehota uloženia. Registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou ukladáme do archívu a registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty zničíme.

Podrobnosti o vyraďovaní registratúrnych záznamov stanovuje zákon o archívoch a registratúrach a vyhláška MV SR.

Dôležitosť registratúrneho plánu

Pre vyraďovanie registratúrnych záznamov/spisov je najdôležitejší registratúrny plán, ktorý rozdeľuje registratúru na dve základné skupiny – záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou a bez trvalej dokumentárnej hodnoty. Z činnosti tých organizácií, ktoré nemali povinnosť vypracovať registratúrny plán vznikajú iba dokumenty bez trvalej dokumentárnej hodnoty.

Registratúrny plán zároveň rozdeľuje celú registratúru (všetky dokumenty vzniknuté z činnosti pôvodcu registratúry) do logických vecných skupín, podľa potrieb pôvodcu registratúry a každej z nich stanovuje dĺžku jej prevádzkovej