dnes je 11.12.2019
Input:

Smernica upravujúca obeh účtovných dokladov a podpisové vzory v PO

7.1.2019, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2.1.1.12.1 Smernica upravujúca obeh účtovných dokladov a podpisové vzory v PO

Ing. Miriam Majorová; Mgr. Jozef Sýkora, MBA

Stiahnuť dokument


Vnútorný predpis (interná smernica) je vypracovaný v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a v zmysle Opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky z 8. augusta 2007 č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky v znení neskorších predpisov a zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

I. časť

Úvodné ustanovenia

Článok 1

- Obehom účtovných dokladov sa rozumie ich vznik, postupné odovzdávanie, preskúmanie, schvaľovanie a to od okamihu ich vystavenia alebo doručenia, až po ich účtovanie a archiváciu.

- Účelom tejto smernice je zabezpečiť plynulosť prác pri spracovávaní a zaúčtovaní všetkých účtovných dokladov tak, aby bola zabezpečená úplnosť, správnosť, preukázateľnosť, zrozumiteľnosť a trvalosť vykázania a použitia všetkých finančných prostriedkov.

- Za hospodárenie s rozpočtovými prostriedkami zodpovedá štatutár príspevkovej organizácie, ktorý v zmysle organizačného poriadku príspevkovej organizácie určuje zodpovednosť jednotlivých zamestnancov na vykonávanie operácií v súlade s rozpočtom.

- Každá zložka organizačnej štruktúry príspevkovej organizácie je povinná vytvárať vhodné podmienky pre úplné a včasné spracovanie účtovných dokladov a zabezpečiť ich vecnú a formálnu správnosť.

II. časť

Všeobecné ustanovenia

Článok 2

Účtovný doklad

  Účtovným dokladom je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať podľa ustanovenia § 10 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov :

  • - slovné a číselné označenie účtovného dokladu,
  • - obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
  • - peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
  • - dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
  • - dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
  • - podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,
  • - označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia.

  Účtovná jednotka je povinná vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje.

  Každý účtovný zápis musí byť doložený účtovným dokladom.

Článok 3

Účtovný záznam

  Podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo ako sústavu účtovných záznamov.

  Účtovnými záznamami sú najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtový rozvrh, účtovná závierka a podobne.

  Účtovný záznam môže mať písomnú alebo technickú formu. Obidve formy účtovného záznamu sú rovnocenné.

  Za preukázateľný účtovný záznam podľa ustanovenia § 32 zákona o účtovníctve sa považuje iba účtovný záznam :

  • - ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť,
  • - ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov,
  • - prenesený spôsobom podľa § 33.

Článok 4

Oprava účtovného záznamu

  Oprava účtovného záznamu sa musí vykonať tak, aby bolo možné určiť zodpovednú osobu, ktorá vykonala príslušnú opravu (podpis), deň jej vykonania a obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou aj po oprave. Oprava v účtovnom zázname nesmie viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti, nesprávnosti, nezrozumiteľnosti alebo neprehľadnosti účtovníctva.

  Na opravu účtovného zápisu treba vždy vyhotoviť účtovný doklad.

Článok 5

Preskúmavanie účtovných dokladov

  Účtovné doklady sa preskúmavajú zásadne pred ich zaúčtovaním.

  Účtovné doklady sa preskúmavajú z hľadiska :

vecného : Preskúmanie vecnej správnosti účtovných dokladov spočíva v zisťovaní údajov z hľadiska oprávnenosti účtovného prípadu. Za správnosť účtovného prípadu je vždy zodpovedný konkrétny zamestnanec, ktorý účtovný prípad nariadil alebo schválil. Pri kontrole vecnej správnosti účtovných dokladov sa zisťuje správnosť všetkých údajov obsiahnutých v účtovných dokladoch, pričom sa zisťuje súlad obsahu účtových dokladov so skutočnosťou napr. správnosť uvedeného množstva a ceny, dodržanie zmluvných podmienok, správnosť výpočtu číselných údajov a pod. Podpisom vecnej správnosti potvrdzuje zodpovedný zamestnanec správnosť účtovného dokladu podľa overenia skutočnosti a jej zosúladenie s objednávkou, dodacím listom, dohodou o cene, zmluvou, rozpisom vykonaných prác... Ak zamestnanec zistí nesúlad účtovného dokladu so skutočnosťou je povinný odstrániť nedostatky s dodávateľom (reklamácia). Preskúmanie vecnej správnosti vykonáva štatutár príspevkovej organizácie, čo potvrdí svojím podpisom na schvaľovacej pečiatke alebo platobnom poukaze.

  • - formálneho : Preskúmanie formálnej správnosti účtovného dokladu spočíva v zisťovaní toho, či účtovné doklady obsahujú všetky zákonom predpísané náležitosti a ostatné požiadavky kladené na účtovné doklady. Kontroluje sa tiež, či už boli vecne overené. Zisťuje sa úplnosť a náležitosti účtovných dokladov, dodržanie zásad o oprave účtovných dokladov (prepisované, negumované, nezatierané ...). Preskúmanie formálnej správnosti vykonáva účtovníčka príspevkovej organizácie, čo potvrdí svojím podpisom na schvaľovacej pečiatke alebo platobnom poukaze.
  • - prípustnosti : prípustnosťou sa rozumie zodpovednosť zamestnancov za to, že hospodárske a účtovné operácie sú v súlade so všeobecne platnou právnou úpravou, osobitnými opatreniami a nariadeniami (napr. peňažných ústavov ...) príkazmi starostu, všeobecne záväznými nariadeniami obce, s čerpaním finančných prostriedkov z rozpočtu. Preskúmanie prípustnosti operácií vykonáva zamestnanec zodpovedný za rozpočet alebo starosta obce.

III. časť

Článok 6

Obeh účtovných dokladov

  Obeh účtovných dokladov musí byť organizovaný tak, aby sa nenarušili funkcie, ktoré vyplývajú príspevkové organizácie z platných právnych predpisov.

  Obeh účtovných dokladov musí umožniť, aby sa príslušný účtovný doklad dostal včas do rúk zamestnancom zodpovedným za jednotlivé operácie a tých, ktorí podľa údajov uvedených v dokladoch vykonávajú príslušné záznamy. Súčasne sa musí zabezpečiť, aby sa jednotlivé účtovné doklady zúčtovali v tom období, s ktorým časovo a vecne súvisia.

  Obeh účtovných dokladov napomáha včasnosti spracovania účtovníctva a výkazníctva. Obehom účtovných dokladov sa zaručuje časový postup spracovania jednotlivých účtovných dokladov, t.j. od ich vzniku po likvidáciu a odôvodnenie k zaúčtovaniu.

  Obeh účtovných dokladov je záväzný pre všetky zložky organizačnej štruktúry príspevkových organizácií.

  Samostatná odborná referentka je povinná priebežne sledovať dodržiavanie obehu účtovných dokladov a podľa potreby vykonávať neodkladné opatrenia na jeho dodržiavanie, navrhovať potrebné zmeny a doplnky štatutárovi príspevkovej organizácie.

Článok 7

Vlastný obeh účtových dokladov

Zmluvy - schvaľuje a podpisuje štatutár príspevkovej organizácie.

Objednávky - sú súčasťou faktúry, schvaľuje a podpisuje štatutár príspevkovej organizácie.

Dodávateľské faktúry

- Všetky došlé faktúry denne preberá účtovníčka príspevkovej organizácie od zamestnanca povereného evidovaním došlej pošty.

- Účtovníčka príspevkovej organizácie došlé faktúry v časovom poradí zapíše do knihy došlých faktúr. Každá faktúra bude obsahovať odtlačok schvaľovacej pečiatky alebo platobný poukaz, ktoré sú prílohou tejto smernice.

- Štatutár príspevkovej organizácie preskúma vecnú správnosť účtovných dokladov a prípustnosť operácií a potvrdí ju svojím podpisom na schvaľovacej pečiatke alebo platobnom poukaze.

- Účtovníčka príspevkovej organizácie preskúma formálnu správnosť účtovných dokladov a potvrdí ju svojím podpisom na schvaľovacej pečiatke alebo platobnom poukaze.

- Účtovníčka príspevkovej organizácie po preskúmaní vecnej a formálnej správnosti účtovných dokladov a prípustnosti operácií doplní schvaľovaciu pečiatku alebo platobný poukaz :

  • - predkontáciou t.j. označí účty na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje,
  • - rozpočtovou klasifikáciou t.j. označí Ekonomickú klasifikáciu pri príjmoch; označí Ekonomickú a Funkčnú klasifikáciu pri výdavkoch.

- Došlá faktúra je takto pripravená k úhrade bezhotovostným prevodom. Úhrady realizuje účtovníčka príspevkovej organizácie poverená likvidáciou faktúr formou Príkazu na úhradu. Príkaz na úhradu podpisujú vždy dvaja - štatutár príspevkovej organizácie a jeden zamestnanec, ktorí majú podpisový vzor v príslušnom peňažnom ústave, z ktorého sa úhrada realizuje.

- Účtovníčka príspevkovej organizácie zaúčtované dodávateľské faktúry uloží do zaraďovača (tzv. šanónu), ktorý sa odloží do príručného archívu.

  Odberateľské faktúry

- Odberateľské faktúry vystavuje účtovníčka príspevkovej organizácie za dodávky prác a služieb v rámci hlavnej alebo podnikateľskej činnosti po schválení štatutárom príspevkovej organizácie.

- Vystavené odberateľské faktúry musia mať náležitosti účtovného dokladu. Účtovníčka príspevkovej organizácie zodpovedá za vecnú a číselnú správnosť a úplnosť údajov.

- Vystavené odberateľské faktúry v časovom poradí zapíše do knihy odoslaných faktúr a zabezpečí odoslanie faktúry odberateľovi.

- Účtovníčka príspevkovej organizácie zaúčtované odberateľské faktúry uloží do zaraďovača (tzv.šanónu), ktorý sa odloží do príručného archívu.

  Styk s peňažnými ústavmi

Pri bezhotovostných platbách sú platobnými dokladmi príkazy na úhradu. Príkazy na úhradu podpisujú vždy dve osoby, ktorých mená, funkcie a podpisy sú uvedené v Podpisovom vzore pre disponovanie s prostriedkami na účtoch príspevkovej organizácie. Po zaúčtovaní bankových výpisov účtovníčka príspevkovej organizácie uloží bankové výpisy do zaraďovača (tzv. šanónu), ktorý sa odloží do príručného archívu.

  Pokladničné doklady

Práce súvisiace s pokladničnou agendou vykonáva pokladník príspevkovej organizácie. Tento zamestnanec je hmotne zodpovedný za zverené hotovosti a ceniny.

Pokladničnými dokladmi pre účely tejto smernice sa rozumejú príjmové pokladničné doklady, výdavkové pokladničné doklady a pokladničná kniha. Pokladník príspevkovej organizácie zodpovedá za vecnú a číselnú správnosť vystavených pokladničných dokladov. Pokladničné operácie zaznamenáva v pokladničnej knihe. Za každý deň, v ktorom vznikli pokladničné operácie, vykoná do pokladničnej knihy zápis o zostatku pokladničnej hotovosti. Pokladník predloží účtovníčke listy z pokladničnej knihy s príslušnými prílohami na zaúčtovanie. Účtovníčka preverí prípustnosť pokladničnej operácie a formálnu správnosť pokladničných dokladov. Overí či suma na pokladničnom doklade je riadne zdokladovaná. Účtovníčka zodpovedá za správnu predkontáciu účtovných prípadov. Po zaúčtovaní pokladničných dokladov účtovníčka uloží pokladničné doklady do zaraďovača (tzv. šanónu), ktorý sa odloží do príručného archívuNa týchto finančných operáciách je potrebné vykonať základnú finančnú kontrolu podľa zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a  audite.

  Interné doklady

Interné doklady musia obsahovať náležitosti účtovného dokladu podľa ustanovenia § 10 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov. Medzi interné doklady patria všetky tie doklady, ktoré sa vyhotovujú pri účtovných opravách pôvodných účtovných zápisov, storná účtovných zápisov, rozdelenie výsledku hospodárenia, tvorba a prevody medzi fondmi, zaradenie majetku do používania, zaúčtovanie odpisov majetku, spotreba materiálu, záverečné zápisy. Po zaúčtovaní interných dokladov účtovníčka príspevkovej organizácie uloží interné doklady do zaraďovača