Neprístupný dokument, nutné prihlásenie
Input:

Vzorový registratúrny poriadok pre ústredné orgány štátnej správy

30.6.2019, , Zdroj: Verlag Dashöfer

1.37 Vzorový registratúrny poriadok pre ústredné orgány štátnej správy

Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky

Stiahnuť dokument


SVS-OAR1-2019/015102

... (uviesť číslo predpisu)

Nariadenie (uviesť názov predpisu)

.............. (uviesť názov úradu)

z .......... (uviesť presný dátum vydania)

o registratúrnom poriadku

(hlavičku upraviť podľa legislatívnych pravidiel úradu)

Na zabezpečenie jednotného postupu pri správe registratúry podľa osobitného predpisu1 v pôsobnosti ......... (uviesť úplný názov úradu) (ďalej len „úrad”) ustanovujem:

PRVÁ ČASŤ

ZÁKLADNÉ USTANOVENIA

Čl. 1

Úvodné ustanovenia

(1)Registratúrny poriadok ustanovuje postup organizačných útvarov úradu... (doplniť podľa organizačného poriadku úradu a podľa legislatívnych pravidiel úradu) (ďalej len „útvar”) pri správe registratúry, a to najmä pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov. Súčasťou registratúrneho poriadku je registratúrny plán úradu, ktorý tvorí prílohu č. 1 tohto predpisu.

(2)Na registratúrne záznamy, ktorých evidenciu a manipuláciu upravujú všeobecne záväzné právne predpisy a interné predpisy (ďalej len „špeciálne druhy registratúrnych záznamov”) (napr. utajované skutočnosti, účtovné záznamy, záznamy personálnej agendy – upraviť podľa podmienok úradu) sa ustanovenia tohto registratúrneho poriadku vzťahujú primeraným spôsobom.2

(3)Tento registratúrny poriadok je určený iba pre vnútornú potrebu úradu.

(4)Správu registratúrnych záznamov prostredníctvom elektronického informačného systému na správu registratúry (ďalej len „elektronický systém správy registratúry”) upravuje osobitný interný predpis.3 Úrad zabezpečí ochranu údajov elektronického systému správy registratúry pred poškodením, nežiaducou zmenou alebo neoprávneným použitím.

(5)Správu registratúry zabezpečuje podateľňa, ktorá plní aj funkciu výpravne (ďalej len „podateľňa”), útvary a registratúrne stredisko. Pracoviská mimo sídla úradu (ďalej len „pracovisko”) a odborné zariadenia úradu si môžu zriadiť so súhlasom... (názov kompetentného útvaru alebo zamestnanca) vlastnú podateľňu a vlastné registratúrne stredisko. Činnosť podateľne, registratúrneho strediska a funkciu správcu registratúry úradu zabezpečuje... (presný názov organizačného útvaru s odkazom na príslušné ustanovenia organizačného poriadku).

(6) ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca úradu) dôsledne dbá, aby každý zamestnanec
dodržiaval pri správe registratúry ustanovenia registratúrneho poriadku, a to v rozsahu
primeranom svojím pracovným povinnostiam.

(7)Za dodržiavanie ustanovení tohto nariadenia v rámci organizačného útvaru zodpovedá príslušný nadriadený, vedúci štátny zamestnanec alebo vedúci zamestnanec (ďalej len “nadriadený“).

(8)Úrad spravuje registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov alebo spisov. Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, vyhotoví správca registratúry úradu (upraviť podľa podmienok úradu) zápisnicu o výsledkoch šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry. Zápisnicu, ktorou sa určí spôsob nahradenia registratúrneho záznamu alebo spisu, prípadne iné potrebné opatrenia, podpisuje... (označenie vedúceho zamestnanca) úradu. V prípade potreby úrad pristúpi k rekonštrukcii spisu podľa osobitného predpisu.4

(9)Zamestnanec pri skončení služobného pomeru, rozviazaní pracovného pomeru, alebo štátno-zamestnaneckého pomeru alebo zmene pracovného zaradenia protokolárne odovzdá nadriadenému útvaru spisy a evidenčné pomôcky.

(10)Dozor nad vyraďovaním spisov vrátane špeciálnych druhov záznamov úradu vykonáva príslušný archívny orgán.5

(11) Úrad vedie evidenciu záznamov v štátnom jazyku Slovenskej republiky.6

Čl. 2

Základné pojmy

Úrad môže doplniť základné pojmy za dodržania definícií podľa zákona č. 395/2002 Z. z. a výnosu MV SR 525/2011 Z. z., prípadne z dôvodu všeobecnej zrozumiteľnosti registratúrneho poriadku môže doplniť aj ďalšie pojmy špecifické pre podmienky úradu, ak ich použije v texte registratúrneho poriadku.

Na účely tohto predpisu sa rozumie

a)záznamom písomná, obrazová, zvuková alebo iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti úradu alebo bola úradu doručená,

b)spisom registratúrny záznam alebo súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli v súvislosti s vybavovaním tej istej veci,

c)spisovým obalom neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorej sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami; pri elektronických spisoch sa nevyhotovuje,

d)spisovým zväzkom súbor viacerých spisov, ktoré sú evidované pod rôznymi číslami spisov
a týkajú sa rovnakej problematiky alebo vecne navzájom súvisia,

e)interným záznamom registratúrny záznam vzniknutý v procese komunikácie dvoch alebo viacerých útvarov alebo organizačných zložiek útvaru,

f)registratúrou súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných úradom,

g)evidenčnými pomôckami všetky knižne vedené evidencie, ako aj povinné tlačové výstupné zostavy vyhotovené v rámci agendových systémov a osobitných systematických evidencií vedených podľa osobitných predpisov,7(upraviť individuálne podľa používaného informačného systému),

h)registratúrnym strediskom miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú vybavené a uzatvorené spisy útvaru do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia,

i)zásielkou záznam pri odosielaní a doručovaní adresátovi,

j)spracovateľom zamestnanec úradu, ktorému bol registratúrny záznam pridelený na vybavenie a ktorý zodpovedá za priebežné ukladanie registratúrnych záznamov do spisu, za vedenie spisov a za kontrolu vybavenia registratúrneho záznamu alebo spisu,

k)podateľňou pracovisko, ktoré zabezpečuje príjem a triedenie zásielok, ich prideľovanie útvarom a ich zložkám (upraviť podľa organizačného členenia úradu), ako aj odosielanie zásielok; pre útvary, ktoré zabezpečujú správu registratúry s využitím elektronického systému správy registratúry zabezpečuje podateľňa aj evidovanie záznamov doručených prostredníctvom nej v denníku záznamov,

l)správcom registratúry zamestnanec úradu, ktorý vykonáva činnosti podľa čl. 18 ods. 3 tohto registratúrneho poriadku a metodicky usmerňuje zamestnancov úradu na úseku správy registratúry, zodpovedá za metodické usmerňovanie a koordináciu všetkých odborných činností súvisiacich so správou registratúry úradu vrátane činnosti registratúrneho strediska,

m) elektronickým registratúrnym záznamom pôvodný, elektronicky vytvorený registratúrny záznam,
ktorý úrad uchováva na dátovom nosiči, prenáša alebo spracúva pomocou
technických prostriedkov v elektronickej, magnetickej, optickej alebo v inej forme,

n)osobitnou systematickou evidenciou evidencia záznamov alebo spisov ustanovená interným predpisom alebo osobitným predpisom; na tieto evidencie a v nich zaevidované záznamy a spisy sa ustanovenia tohto nariadenia vzťahujú primeraným spôsobom, vrátane ich zaevidovania v registratúrnom denníku.

DRUHÁ ČASŤ

ZÁSIELKY

Čl. 3

Prijímanie elektronických zásielok

(1) Prijímanie elektronických zásielok upravuje osobitný predpis.8

(2) Úrad prijíma elektronické zásielky prostredníctvom elektronickej schránky, elektronickej podateľne, elektronickej pošty alebo elektronických služieb (upraviť podľa podmienok úradu). Elektronické zásielky prijíma podateľňa a útvary (upraviť podľa podmienok úradu).

(3)Elektronický systém správy registratúry úradu je prepojený s elektronickou podateľňou a elektronickou schránkou (upraviť podľa podmienok úradu). Prijatý elektronický záznam sa spravidla ukladá v tvare, v akom bol doručený.

(4) Úrad prijíma elektronické zásielky v dátových formátoch... (uviesť dátové formáty elektronických zásielok prijímaných úradom). Úrad skontroluje obsah, formát, bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky zrozumiteľným spôsobom. Ak nie je možné zobraziť elektronický záznam používateľsky zrozumiteľným spôsobom a možno z neho zistiť adresu odosielateľa, úrad o tom odosielateľa informuje (alebo úrad popíše postup manipulácie s takýmito zásielkami).

(5)Ak je prijatý elektronický záznam autorizovaný kvalifikovaným elektronickým podpisom alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorým je pripojená kvalifikovaná elektronická časová pečiatka, výsledok overenia ich platnosti sa trvalo pripojí k prijatému elektronickému záznamu pripojením technickej správy alebo zaznamenaním výsledku overenia v elektronickom systéme správy registratúry (upraviť podľa podmienok úradu). Doručená technická správa sa nepovažuje za elektronický záznam.

Čl. 4

Prijímanie neelektronických zásielok a podaní

(1) Prijímanie neelektronických zásielok upravuje osobitný predpis.9

(2)Podateľňa prijíma zásielky, ktoré boli úradu doručené prostredníctvom poštového podniku, kuriérnej služby alebo podania doručené do podateľne osobne ak sú adresované úradu. Podania môže v rámci úradného konania prijímať každý odborný zamestnanec úradu.

(3)Nedostatky pri doručení zásielok podateľňa reklamuje v poštovom podniku. Podávanie a dodávanie zásielok v poštovom styku a spôsob ich reklamácie upravujú poštové podmienky vydané poštovým podnikom.

(4)Prevzatie zásielky, ktorú žiadateľ podal osobne môže podateľňa potvrdiť aj na prednom diele doručenky podľa predtlače. Prevzatie zásielky doručenej kuriérom sa vyznačí
v doručovacej knihe alebo na súpiske, ktorou boli prijaté (upraviť podľa podmienok úradu).

Čl. 5

Triedenie a otváranie zásielok

(1)Triedenie a otváranie zásielok upravuje osobitný predpis.10

(2)Podateľňa triedi zásielky na

a)zásielky, ktoré sa otvoria a následne zaevidujú,

b) zásielky, ktoré sa otvoria a pridelia priamo organizačnému útvaru, ktorý vedie ich evidenciu (uviesť konkrétne organizačné útvary, resp. druhy zásielok),

c)zásielky, ktoré sa odovzdávajú adresátom neotvorené; to neplatí, ak zásielka bola doručená prostredníctvom elektronickej schránky,

d)noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, inú tlač a pozvánky, ktoré nemajú formu listu.

(3) Podateľňa neotvára neelektronické

a)súkromné zásielky,

b)zásielky, na ktorých je uvedené, že sa nesmú otvárať,

c)zásielky adresované štatutárom úradu,

d)zásielky, ktoré nie sú adresované úradu.

(ďalšie typy zásielok, ktoré sa neotvárajú doplniť podľa podmienok úradu).

Takéto zásielky sa na obálke označia odtlačkom prezentačnej pečiatky. Príjemca neotvorenej zásielky zodpovedá za jej ďalšiu manipuláciu v súlade s ustanoveniami tohto predpisu.

(4)Za súkromnú sa považuje každá zásielka, na ktorej je meno a priezvisko adresáta uvedené pred názvom úradu.

(5)Triedenie zásielok sa vykonáva podľa adresátov (útvarov). Ak nemožno z označenia zistiť, komu je zásielka určená, určí sa adresát podľa obsahu zásielky. Ak je obsah zásielky nejednoznačný, predloží podateľňa zásielku nadriadenému na rozhodnutie o pridelení.

(6)O pridelení neotvorených zásielok vedie podateľňa evidenciu. Otváranie takýchto zásielok, s výnimkou súkromných zásielok, vykonáva na útvare nadriadený alebo ním poverený zamestnanec.

(7)Obálka sa uschováva do uzatvorenie spisu. Trvalo pripojená k prijatému záznamu zostáva, ak

a) záznam nie je datovaný alebo ak sa jeho dátum podstatne líši od podacej pečiatky poštového
podniku na obálke,

b) adresa odosielateľa je uvedená len na obálke,

c) má dátum podania zásielky právny účinok,

d) je na obálke odtlačok prezentačnej pečiatky,

e) ide o zásielku doručenú na návratku,

+ doplniť podľa podmienok úradu.

(8)Ak doručená elektronická zásielka obsahovala viacero podaní alebo je určená na spracovanie viacerým útvarom, tak sa zaraďuje do obehu vytvorením jej elektronických kópií.

Čl. 6

Označovanie prijatých záznamov a ich zaradenie do obehu

(1) Označovanie prijatých záznamov upravuje osobitný predpis.11

(2)Prijatý elektronický záznam sa označí ... (doplniť podľa podmienok úradu), prijatý neelektronický záznam sa označí... (doplniť podľa podmienok úradu).

(3)Na prijaté neelektronické záznamy podateľňa odtlačí prezentačnú pečiatku, ktorej vzor tvorí prílohu č. 2 tohto predpisu. V odtlačku prezentačnej pečiatky podateľňa vyznačí dátum doručenia, počet príloh a evidenčné číslo záznamu, ak ho zaevidovala do registratúrneho denníka. Ďalšie údaje sa do odtlačku prezentačnej pečiatky vpíšu na útvare.

(4) Podateľňa vyznačí na prijatom zázname ceninu, ak k nemu bola priložená. Vyznačí jej nominálnu
hodnotu a počet kusov. Zásielku odovzdá... (upraviť podľa organizačného poriadku úradu).

(5)Ak sa po otvorení zásielky zistí, že záznam je určený inému adresátovi, uvedie sa na obálku dátum jej otvorenia, priezvisko a podpis zamestnanca, ktorý ju otvoril. Pôvodná obálka sa vloží spolu s podaním do novej obálky a odošle sa správnemu adresátovi alebo sa vráti odosielateľovi.

(6)Prijaté záznamy ako zmluvy, dohody, rozsudky, platobné rozkazy, predvolania na súdne pojednávanie a vykonávacie protokoly (doplniť podľa podmienok úradu), sa označia prezentačnou pečiatkou na poslednej zadnej strane.

(7) Neelektronické záznamy (ak ich úrad neukladá podľa § 11 ods. 4 vyhlášky 410/2015 Z. z.) sa odovzdávajú príslušným útvarom spolu s dvomi vyhotoveniami denného zoznamu záznamov alebo ich podateľňa zapíše do doručovacieho zošita. Poverený zamestnanec útvaru potvrdí ich prevzatie podpisom na dennom zozname záznamov alebo v doručovacom zošite. Nesprávne pridelené záznamy vráti podateľni na opätovné pridelenie (upraviť podľa podmienok úradu).

(8) Elektronické záznamy sa odovzdávajú spracovateľovi prostredníctvom elektronického systému správy registratúry.

(9) Ak sa z prijatého elektronického záznamu vytvorí neelektronická kópia, označí sa v pravom hornom rohu slovom „kópia”, pod ktorým sa uvedie číslo pôvodného elektronického záznamu z registratúrneho denníka alebo inej evidencie (upraviť podľa podmienok úradu). Kópia sa odtlačkom prezentačnej pečiatky neoznačuje.

(10) Pri odovzdávaní záznamov spracovateľovi vyznačí nadriadený pokyny prostredníctvom
elektronického systému správy registratúry alebo pokynového lístka (upraviť podľa podmienok
úradu)
.

(11) Spracovateľ je zodpovedný za ochranu záznamov, ktoré prevzal.

TRETIA ČASŤ

EVIDOVANIE ZÁZNAMOV A SPISOV PROSTREDNÍCTVOM ELEKTRONICKÉHO SYSTÉMU SPRÁVY REGISTRATÚRY

Čl. 7

Evidovanie záznamov a spisov prostredníctvom elektronického systému správy registratúry

(1) Evidovanie záznamov a spisov prostredníctvom elektronického systému správy registratúry
upravuje osobitný predpis.12

(2) Úrad vedie evidenciu záznamov a spisov prostredníctvom elektronického systému správy
registratúry s produktovým označením... (doplniť podľa podmienok úradu), ktorý je v zhode
so štandardmi ustanovenými osobitnými predpismi.13

(3)Evidovanie záznamov a spisov úrad zabezpečuje v jednom registratúrnom denníku/viacerých navzájom prepojených registratúrnych denníkoch (upraviť podľa podmienok úradu). Pre každý kalendárny rok sa prvý pracovný deň alebo prvý kalendárny deň (upraviť podľa podmienok úradu) otvára nový registratúrny denník. Registratúrny denník sa uzatvára posledný pracovný deň alebo posledný kalendárny deň roka (upraviť podľa podmienok úradu).

(4) Úrad ďalej využíva na evidovanie záznamov a spisov agendové systémy a osobitné systematické evidencie... (upraviť podľa podmienok úradu - uviesť aké agendové systémy a osobitné systematické evidencie úrad používa aj s označením agendy, ktorú v nich eviduje, napr. ekonomická agenda – skratka alebo označenie, z ktorého vyplýva, že ide o účtovné záznamy, odlišná skladba čísla spisu; personálna agenda – využitie osobného čísla zamestnanca; evidencia žiadostí podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám – označenie „211”; evidencia sťažností – označenie „Sť.”), ktoré sú/nie sú (upraviť podľa podmienok úradu) prepojené s registratúrnym denníkom.14

(5) V registratúrnom denníku sa vypĺňajú údaje podľa osobitného interného predpisu.15

(6)Záznamy do registratúrneho denníka eviduje podateľňa a organizačné útvary úradu (upraviť podľa podmienok úradu).

(7) Záznamu sa prideľuje v chronologicko–numerickom rade evidenčné číslo záznamu a poradové číslo záznamu v rámci spisu. Forma a osobitosť záznamu sa v evidencii vyznačuje udelením príznaku, napr. elektronické záznamy a spisy sa v elektronickom systéme označujú spravidla inofarebným riadkom alebo slovným vyjadrením alebo iným spôsobom (upraviť podľa podmienok úradu). Elektronický systém správy registratúry zaznamenáva históriu záznamu.

(8) Určené druhy záznamov sa po zaevidovaní zoskenujú a vložia ako elektronické kópie do elektronického systému správy registratúry. Rozsah skenovania upraviť podľa podmienok úradu.

(9)V registratúrnom denníku sa evidujú záznamy doručené úradu a ich vybavenia, ako aj záznamy vznikajúce z vlastného podnetu úradu a interné záznamy. V registratúrnom denníku sa evidujú aj záznamy, ktorým bol zrušený stupeň utajenia.16

(10)Záznamy sa nesmú odovzdať spracovateľovi bez zaevidovania.

(11)Ročný zoznam spisov sa vyhotoví v elektronickej podobe súčasne s uzatvorením registratúrneho denníka za celý úrad alebo podľa útvarov (upraviť podľa podmienok úradu). Ročný zoznam spisov vyhotovuje správca registratúry úradu alebo iný poverený zamestnanec (upraviť podľa podmienok úradu).

Čl. 8

Tvorba spisu v elektronickom systéme správy registratúry

(1) Tvorbu spisu upravuje osobitný predpis.17

(2) Úrad tvorí elektronické spisy, neelektronické spisy a kombinované spisy (upraviť podľa podmienok úradu).

(3)O zaradení registratúrneho záznamu do už existujúceho spisu alebo o otvorení nového spisu rozhodne spracovateľ. Zaradenie registratúrneho záznamu do existujúceho spisu alebo otvorenie nového môže vykonať aj iný poverený zamestnanec úradu (asistentka)... (upraviť podľa podmienok úradu).

(4) Spracovateľ, ktorý vytvára nový spis, mu pridelí registratúrnu značku, lehotu uloženia a znak hodnoty podľa registratúrneho plánu úradu; pre neelektronický a kombinovaný spis vytlačí z elektronického systému správy registratúry spisový obal (upraviť podľa podmienok úradu).

(5)Číslo spisu sa prideľuje registratúrnemu záznamu

a) ktorého vybavenie patrí do pôsobnosti úradu,

b) obsahujúcemu informácie dôležité pre činnosť úradu,

c) vzniknutému z vlastného podnetu úradu,

d) adresovanému úradu, ale nepatriacemu do jeho pôsobnosti,

e) ktorého obsah súvisí s organizáciou činnosti úradu,

+ doplniť podľa podmienok úradu.

(6)Číslo spisu obsahuje označenie úradu alebo útvaru, poradové číslo z evidencie spisov (registratúrny denník, agendové systémy, osobitné systematické evidencie) a rok. (Upraviť podľa podmienok úradu). Napr. ekonomická agenda – osobitná skladba čísla spisu, personálna agenda – číslom spisu je osobné číslo zamestnanca, doplnené o poradové číslo záznamu v rámci spisu, žiadosti podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám – číslo spisu obsahujúce označenie „211”, sťažnosti – číslo spisu obsahujúce označenie „Sť.” .

(7)Registratúrne záznamy súvisiace s vybavením jednej veci sa evidujú v jednom kalendárnom roku pod rovnakým číslom spisu. Registratúrny záznam nesmie zostať nezaradený do spisu. Obsah spisu sa v elektronickom systéme správy registratúry vytvára automatizovane.

(8)Nevybaveným a neuzatvoreným spisom z predchádzajúceho kalendárneho roka sa v elektronickom systéme správy registratúry prideľuje nové číslo spisu automaticky pri otvorení nového registratúrneho denníka.

(9)Spis sa ukladá do registratúry roku, v ktorom mu bolo pridelené posledné číslo spisu.

ŠTVRTÁ ČASŤ

EVIDOVANIE ZÁZNAMOV A SPISOV

BEZ VYUŽITIA ELEKTRONICKÉHO SYSTÉMU SPRÁVY REGISTRATÚRY

Čl. 9

Evidovanie záznamov a spisov bez využitia elektronického

systému správy registratúry

(1) Evidovanie záznamov a spisov bez využitia elektronického systému správy registratúry upravuje osobitný predpis.18

(2)Úrad vedie evidenciu záznamov a spisov bez využitia elektronického systému správy registratúry centralizovaným/decentralizovaným spôsobom prostredníctvom registratúrneho denníka/ registratúrnych denníkov útvarov (upraviť podľa podmienok úradu).

(3) Pre každý kalendárny rok sa prvý pracovný deň alebo prvý kalendárny deň (upraviť podľa podmienok úradu) otvára nový registratúrny denník. Registratúrny denník sa uzatvára posledný pracovný deň alebo posledný kalendárny deň roka (upraviť podľa podmienok úradu). Registratúrny denník sa uzatvára zápisom „Uzatvorené číslom”, pripojí sa dátum, odtlačok úradnej podlhovastej nápisovej pečiatky, meno, priezvisko a podpis príslušného vedúceho zamestnanca útvaru.

(4)Úrad ďalej využíva na evidovanie záznamov a spisov osobitné systematické evidencie a agendové systémy... (uviesť aké osobitné systematické evidencie a agendové systémy úrad používa aj s označením agendy, ktorú v nich eviduje). Napr. ekonomická agenda – osobitná skladba čísla spisu, personálna agenda – využitie osobného čísla zamestnanca, evidencia žiadostí podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám – označenie „211”, evidencia sťažností – označenie „Sť.” .

(5)V registratúrnom denníku sa evidujú všetky záznamy, ktoré sú podnetom pre otvorenie spisu. Do registratúrneho denníka sa preevidujú aj záznamy, ktorým bol zrušený stupeň utajenia.19

(6) V registratúrnom denníku sa vypĺňajú všetky údaje podľa predtlače. Chybný zápis sa škrtne takým spôsobom, aby zostal čitateľný.

(7) Registratúrne záznamy patriace do spisu eviduje spracovateľ na osobitnom tlačive s označením „Obsah spisu”, ktoré vzor tvorí prílohu č. 3 (uviesť číslo prílohy) tohto predpisu a je neoddeliteľnou súčasťou spisu.

(8) Prvý registratúrny záznam spisu zaevidovaný do registratúrneho denníka sa zároveň zapíše do
obsahu spisu bez uvedenia poradového čísla. Do tlačiva „Obsah spisu” sa zaeviduje v poradí druhý registratúrny záznam v rámci spisu pod poradovým číslom 001. Obsah spisu sa uzatvára podčiarknutím posledného registratúrneho záznamu a zápisom „Uzatvorené dňa...., počet listov...., spracoval.... .

(9) Číslo záznamu obsahuje číslo spisu bez označenia úradu doplnené o poradové číslo záznamu z obsahu spisu (napr....) upraviť podľa podmienok úradu.

Čl. 10

Tvorba spisu bez využitia elektronického systému správy registratúry

(1) Tvorbu spisu upravuje osobitný predpis.20

(2)Spis tvorí spisový obal, registratúrne záznamy a obsah spisu.

(3)O zaradení registratúrneho záznam do už existujúceho spisu alebo o otvorení nového spisu rozhodne spracovateľ. Zaradenie registratúrneho záznamu do existujúceho spisu alebo otvorenie nového môže vykonať aj iný poverený zamestnanec úradu (asistentka)... (upraviť podľa podmienok úradu).

(4) Spracovateľ, ktorý vytvára nový spis, mu pridelí registratúrnu značku, lehotu uloženia a znak hodnoty podľa registratúrneho plánu úradu, vyhotoví spisový obal a vloží doň tlačivo „Obsah spisu” (upraviť podľa podmienok úradu).

(5)Číslo spisu sa prideľuje registratúrnemu záznamu

a) ktorého vybavenie patrí do pôsobnosti úradu,

b) obsahujúcemu informácie dôležité pre činnosť úradu,

c) vzniknutému z vlastného podnetu úradu,

d) adresovanému úradu, ale nepatriacemu do jeho pôsobnosti,

e) ktorého obsah súvisí s organizáciou činnosti úradu,

+ doplniť podľa podmienok úradu.

(6)Číslo spisu obsahuje označenie úradu/útvaru, poradové číslo z registratúrneho denníka alebo inej evidencie a rok. Napr. USŠ-EO-000012/2019, USŠ –EO-2019/00015-Sť.; ekonomická agenda – osobitná skladba čísla spisu, personálna agenda – číslom spisu je osobné číslo zamestnanca, doplnené o poradové číslo záznamu v rámci spisu, žiadosti podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám – číslo spisu obsahujúce označenie „211”, sťažnosti – číslo spisu obsahujúce označenie „Sť.”. (upraviť podľa podmienok úradu).

(7) Spisový obal je neoddeliteľnou súčasťou spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy spolu s prílohami a obsah spisu. Spisový obal obsahuje údaje... (upraviť podľa podmienok úradu); jeho vzor tvorí prílohu č. 4 tohto predpisu.

(8)Registratúrne záznamy súvisiace s vybavením jednej veci sa evidujú v jednom kalendárnom roku pod rovnakým číslom spisu. Registratúrny záznam nesmie zostať nezaradený do spisu. Obsah spisu sa vyhotovuje priebežne a to aj pri prechode spisu do nasledujúceho roku; uzatvára sa spolu s uzatvorením spisu.

(9)Ak príde nasledujúci rok k už existujúcemu spisu nový záznam v tej istej veci alebo nový záznam vznikne na úrade, zaeviduje sa v registratúrnom denníku nového kalendárneho roka, jeho číslo sa stáva číslom spisu. Spis dostáva spravidla nový spisový obal alebo sa nové číslo spisu vyznačí na pôvodnom spisovom obale. Prepojenie spisov sa vyznačí v registratúrnych denníkov obidvoch rokov (predchádzajúce číslo, nasledujúce číslo).

(10)Spis sa ukladá do registratúry roku, v ktorom mu bolo pridelené posledné číslo spisu.

PIATA ČASŤ

VYBAVOVANIE SPISOV

Čl. 11

Vybavovanie

(1)Vybavovanie spisu upravuje osobitný predpis.21

(2)Registratúrny záznam alebo spis sa vybavuje:

a) registratúrnym záznamom,

b) odstúpením,

c) vzatím na vedomie,

d) úradným záznamom,

+ doplniť podľa podmienok úradu.

(3)Spracovateľ zodpovedá za vecnú a jazykovú správnosť, ako aj formálnu stránku vybavenia spisov. Spracovateľ vyhotovuje registratúrne záznamy podľa platných technických noriem22 alebo inej obdobnej technickej špecifikácie (upraviť podľa podmienok úradu).

(4)Spracovateľ podľa pokynov nadriadeného volí najvhodnejší spôsob vybavenia spisov. Ak vybaví vec ústne (osobne alebo telefonicky), urobí o tom záznam na podaní alebo vyhotoví úradný záznam. Záznam musí obsahovať údaje o čase, výsledku a s kým bola vec vybavená.

(5)Ak sa obmedzuje prístup k spisu, uvedie spracovateľ na spisovom obale označenie „obmedzený prístup” a čas trvania obmedzenia. Tieto údaje vyznačí aj v evidencii spisov.23

(6)Ak sa má k neelektronickému registratúrnemu záznamu alebo listinnému rovnopisu pripojiť doložka právoplatnosti a vykonateľnosti, úrad ju pripája odtlačkom pečiatky na prvú stranu písomného vyhotovenia registratúrneho záznamu, spravidla do ľavého horného rohu. Doložka právoplatnosti a vykonateľnosti obsahuje číslo rozhodnutia, ku ktorému sa pripája a dátum nadobudnutia právoplatnosti alebo dátum nadobudnutia vykonateľnosti rozhodnutia. Doložku právoplatnosti a vykonateľnosti podpíše zamestnanec úradu, ktorý ju pripojil a uvedie deň, v ktorom tak urobil. Pripájanie doložky právoplatnosti a doložky vykonateľnosti k elektronickému registratúrnemu záznamu upravuje osobitný predpis.24 Elektronický registratúrny záznam odosielaný adresátovi po vyznačení právoplatnosti alebo vykonateľnosti sa nepovažuje za nový elektronický registratúrny záznam. Elektronický formulár doložky právoplatnosti a elektronický formulár doložky vykonateľnosti je zverejnený v module elektronických formulárov na ústrednom portáli verejnej správy. (Upraviť podľa podmienok úradu).

(7)Spracovateľ sa nesmie podieľať na vybavovaní registratúrneho záznamu, obsahom ktorého je jeho vlastný záujem, záujem osôb jemu blízkych alebo osôb, s ktorými je v blízkom alebo príbuzenskom vzťahu. Ak mu bol takýto registratúrny záznam pridelený na vybavenie, upozorní na to nadriadeného, ktorý určí iného spracovateľa.

(8)Ak sa po zaevidovaní záznamu zistí, že vybavenie nepatrí do pôsobnosti úradu, odstúpi ho spracovateľ so sprievodným listom miestne a vecne príslušnému orgánu alebo organizácii. Odosielateľa o tomto postupe informuje.

(9)Nadriadený spracovateľa skontroluje vybavenie podania; zodpovedá za jeho posúdenie z vecného a odborného hľadiska, ako aj z hľadiska dodržania všeobecne záväzných právnych predpisov a interných predpisov. Kontrola vybavenia podania sa môže realizovať prostredníctvom elektronického systému správy registratúry.

(10)Údaje o vybavení, uzatvorení a uložení spisu spracovateľ vyznačí v obsahu spisu, na spisovom obale, ako aj v registratúrnom denníku alebo v inej evidencii; záznam musí obsahovať údaje, ako bola vec vybavená, kde je spis uložený a dátum uzatvorenia spisu.

(11)Spracovateľ môže mať u seba iba neuzatvorené spisy. (upraviť podľa podmienok úradu)

Čl. 12

Používanie pečiatok

(1)Používanie pečiatok a ich evidenciu upravuje osobitný predpis.25

(2)Na neelektronických registratúrnych záznamoch úrad odtláča červenou farbou okrúhlu pečiatku so štátnym znakom Slovenskej republiky, modrou farbou odtláča úradnú podlhovastú (nápisovú) pečiatku, ktorej text je zhodný s textom záhlavia dokumentu, na ktorý sa pečiatka odtláča. Modrou farbou úrad tiež odtláča tzv. pomocné pečiatky. Spôsob používania pečiatok a určenie druhov registratúrnych záznamov vo väzbe na konkrétny druh pečiatky upraví úrad v registratúrnom poriadku alebo v osobitnom predpise.

(3).... (názov útvaru ) vedie centrálnu evidenciu úradných pečiatok.26

(4)Elektronický registratúrny záznam ani jeho neelektronickú kópiu úrad odtlačkom úradnej pečiatky neoznačuje.

Čl. 13

Podpisovanie a rozmnožovanie registratúrnych záznamov

(1) Podpisovanie registratúrnych záznamov upravuje osobitný predpis.27

(2)Registratúrny záznam podpisuje nadriadený alebo ním poverený zamestnanec v rozsahu zverenej pôsobnosti organizačného útvaru. Z podpisového práva vyplýva aj zodpovednosť za vecnú a formálnu správnosť podpisovaného záznamu.28

(3) Elektronický registratúrny záznam sa autorizuje kvalifikovaným elektronickým podpisom vyhotoveným s použitím mandátneho certifikátu alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorým sa pripojí kvalifikovaná elektronická časová pečiatka. K internému elektronickému záznamu sa pripája elektronický podpis (upraviť podľa podmienok úradu).

(4)Elektronické prílohy vo formáte PDF úrad autorizuje....(upraviť podľa podmienok úradu), elektronické prílohy vytvárané prostredníctvom elektronického formulára úrad autorizuje.... (upraviť podľa podmienok úradu).

(5)Ak originál neelektronického registratúrneho záznamu v neprítomnosti nadriadeného organizačného útvaru podpisuje zastupujúci zamestnanec, vyhotoví sa registratúrny záznam s podpisovou doložkou nadriadeného a pripojí pred svoj podpis skratku “v z.“ (v zastúpení).

(6)Ak sa neelektronické registratúrne záznamy odovzdávajú na rozmnožovanie, uvedie sa na registratúrny záznam za vytlačeným menom a priezviskom nadriadeného skratka “v. r.“ (vlastnou rukou). Nadriadený podpíše iba originál registratúrneho záznamu.

Čl. 14

Odosielanie zásielok

(1) Odosielanie zásielok upravuje osobitný predpis.29

(2) Spracovateľ vyznačí všetky nevyhnutné pokyny pre odoslanie zásielky a dátum odoslania vyznačí
v evidencii spisov.

(3)Odosielanie zásielok sa zabezpečuje prostredníctvom podateľne, elektronickej schránky elektronickej pošty alebo inými elektronickými prostriedkami. Úrad využíva na odosielanie elektronických registratúrnych záznamov spravidla modul elektronického doručovania. (Upraviť podľa podmienok úradu.)

(4)Elektronický registratúrny záznam vyhotovený úradom pri výkone verejnej moci môže byť odosielaný aj v podobe listinného rovnopisu. Podmienkou automatizovaného odosielania listinného rovnopisu je vyhotovenie pôvodného elektronického registratúrneho záznamu v podobe elektronického formulára. Prílohy elektronického registratúrneho záznamu úrad vyhotovuje ako elektronické formuláre alebo vo formáte PDF. (Upraviť podľa podmienok úradu).

(5) Súkromná korešpondencia je z prepravy s úradnými zásielkami vylúčená.

(6) Jednotlivé typy zásielok sa odosielajú takto... (upraviť podľa podmienok úradu). Napr.: Doporučene na návratku s označením “do vlastných rúk“ sa odosielajú aj registratúrne záznamy
s dokladmi, ktoré úrad vracia, ako aj predvolania na rokovanie a iné záznamy, pri ktorých treba zabezpečiť preukázateľnosť doručenia.
30

(7) Neelektronické doporučené zásielky, doporučené zásielky 1. triedy a zásielky na návratku (doručenku) sa zapisujú do poštových podacích hárkov (neelektronických alebo elektronických) v ktorých poštový podnik potvrdzuje prevzatie na prepravu. (upraviť podľa podmienok úradu)

(8)Na podpísané návratky podateľňa zaznamená dátum doručenia a návratku odovzdá príslušnému organizačnému útvaru úradu na založenie do spisu a zaznačenie informácie o stave vybavenia.

(9)Pri osobnom prevzatí zásielky adresátom sa odovzdá zásielka fyzickej osobe po preukázaní jej osobnej totožnosti občianskym preukazom, úradným preukazom alebo overeným splnomocnením adresáta. Prevzatie zásielky sa podpisuje na kópii registratúrneho záznamu alebo na doručovacom lístku s uvedením dátumu prevzatia. Údaj o osobnom prevzatí sa uvedie v evidencii spisov slovami „Prevzaté osobne”.

ŠIESTA ČASŤ

UKLADANIE SPISOV

Čl. 15

Registratúrny plán

(1) Registratúrny plán usporadúva registratúru úradu do vecných skupín podľa jednotlivých úsekov činnosti úradu. Jednotlivým vecným skupinám spisov určuje registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.

(2) Registratúrna značka sa ustanovuje v registratúrnom pláne pre vecnú skupinu spisov. Registratúrna značka určuje ich miesto v registratúre úradu. Skladá sa z abecednej skratky alebo alfanumerickej skratky, pričom prvé písmeno označuje typ agendy, druhé písmeno vecnú skupinu spisov v rámci danej agendy a číslica druh registratúrneho záznamu v rámci danej vecnej skupiny.

(3)Registratúrny plán a jeho zmeny a dodatky pripravuje správca registratúry úradu.

Čl. 16

Ukladanie registratúrneho záznamu a spisu

(1) Ukladanie registratúrnych záznamov a spisov upravuje osobitný predpis.31

(2) Elektronický registratúrny záznam a elektronický spis sa ukladá v elektronickom systéme správy registratúry, vo vládnom cloude, v module dlhodobého uchovávania, alebo v elektronickej schránke úradu vo formáte/formátoch...(upraviť podľa podmienok úradu).

(3) Spracovateľ pred uzatvorením spisu skontroluje jeho úplnosť podľa obsahu spisu. Ak je spis neúplný, zodpovedá za jeho doplnenie.

(4) Uzatvorený spis sa ukladá takto:

a) elektronický spis v elektronickej príručnej registratúre a v elektronickom registratúrnom
stredisku v elektronickom systéme alebo v module dlhodobého uchovávania elektronických
registratúrnych záznamov,

b) neelektronický spis v príručnej registratúre a registratúrnom stredisku,32

c) kombinovaný spis tak, že jeho elektronické registratúrne záznamy sa ukladajú v elektronickej príručnej registratúre a elektronickom registratúrnom stredisku a jeho neelektronické registratúrne záznamy sa ukladajú v príručnej registratúre a registratúrnom stredisku.

(5)Neelektronická kópia elektronického registratúrneho záznamu, ktorú úrad vyhotovil, nie je registratúrnym záznamom a neukladá sa do príručnej registratúry ani do registratúrneho strediska.

Alebo

Do zavedenia elektronického systému správy registratúry alebo agendového systému úrad neelektronickú kópiu elektronického registratúrneho záznamu ukladá v príručnej registratúre alebo registratúrnom stredisku.

(Upraviť podľa podmienok úradu).

Čl. 17

Príručná registratúra útvaru

(1) Vedenie príručnej registratúry upravuje osobitný predpis.33

(2)Miesto uloženia registratúry útvaru (ďalej len “príručná registratúra“) určí nadriadený útvaru.

(3) Spisy sa ukladajú podľa ročníkov a podľa registratúrnych značiek v samostatnej úložnej jednotke pre každú registratúrnu značku, kde sú uložené podľa číselného poradia s najvyšším číslom navrchu.

(4) Úložná jednotka sa označuje štítkom s názvom úradu, názvom útvaru, názvom druhu agendy priradenej k registratúrnej značke, registratúrnou značkou, znakom hodnoty, ak je v registratúrnom pláne ustanovený, lehotou uloženia a ročníkom spisov. Vzor štítku s identifikačnými údajmi je uvedený v prílohe č. 5 tohto predpisu.

(5)Nadriadený organizačnej zložky úradu dôsledne dbá o správu príručnej registratúry
a v súlade s ustanoveniami tohto predpisu jej správou poverí jedného zamestnanca organizačnej zložky úradu.

(6)Uzatvorené spisy sa po uplynutí ... (upraviť podľa podmienok úradu, v prípade stanovenia výnimiek uviesť konkrétny druh agendy a útvar) úschovy v príručnej registratúre odovzdávajú do registratúrneho strediska s dvomi výtlačkami zoznamu odovzdávaných spisov, ktoré vzor tvorí prílohu č. 6 tohto predpisu.

(7)Správca registratúry po kontrole vyznačí v odovzdávacom zozname chýbajúce spisy.

Čl. 18

Registratúrne stredisko úradu

(1)Činnosť registratúrneho strediska upravuje osobitný predpis.34

(2) Úrad zriaďuje registratúrne stredisko. Registratúrne stredisko riadi a za jeho činnosť zodpovedá správca registratúry úradu. (upraviť podľa podmienok úradu).

(3)Správca registratúry

a) v určených termínoch preberá do registratúrneho strediska uzatvorené spisy,

b) eviduje prevzaté spisy,

c) označuje a ukladá prevzaté spisy,

d) bezpečne uschováva a všestranne ochraňuje prevzaté spisy,

e) zabezpečuje prístup k prevzatým spisom a jeho evidenciu,

f) zabezpečuje vyraďovanie spisov vrátane vyraďovania špeciálnych druhov záznamov.

g) usmerňuje postup pri dodržiavaní ustanovení tohto predpisu,

h) zabezpečuje školenia k tomuto predpisu,

+ doplniť a upraviť podľa podmienok úradu.

(4)Špeciálne druhy záznamov sa ukladajú oddelene v špecializovaných registratúrnych strediskách na organizačných útvaroch úradu, z činnosti ktorých vznikli; to nevylučuje dohľad správcu registratúry aj nad touto časťou registratúry úradu (upraviť podľa podmienok úradu s určením druhov registratúrnych záznamov uložených v špecializovaných registratúrnych strediskách a útvaroch, ktoré ich zriadili).

SIEDMA ČASŤ

Čl. 19

Prístup k registratúre

(1)Prístup k registratúre upravuje osobitný predpis.35

(2)Prístup k spisom uloženým v príručných registratúrach alebo v registratúrnom stredisku sa zamestnancom úradu umožňuje v rozsahu potrebnom na plnenie svojich pracovných úloh v prítomnosti povereného zamestnanca alebo správcu registratúry podľa týchto zásad:

a)zamestnanci organizačného útvaru úradu môžu nazerať do spisov alebo vypožičiavať si spisy organizačného útvaru bez osobitného povolenia,

b)zamestnanci úradu môžu nazerať do spisov iných organizačných útvarov alebo vypožičiavať si ich so súhlasom nadriadeného príslušného organizačného útvaru alebo vedúceho zamestnanca úradu.

(3)Zamestnancom sa spisy vypožičiavajú na 15 pracovaných dní (upraviť podľa podmienok úradu). Zamestnanec potvrdí prevzatie vypožičaného spisu podpisom na výpožičnom lístku. Výpožičný lístok sa vyplňuje v dvoch vyhotoveniach a pre každý vyžiadaný spis osobitne. Výpožičný lístok, ktorého vzor tvorí prílohu č. 7 tohto predpisu, sa vloží na miesto vypožičaného spisu.

(4)Úrad umožní na základe písomného poverenia nazeranie do registratúry právnickým osobám, ktoré do nich potrebujú nazrieť v súvislosti s plnením svojich pracovných úloh. Úrad môže povoliť nazretie do spisov na základe písomnej žiadosti aj iným osobám, ak sa ich týkajú a ak preukážu odôvodnenosť svojej požiadavky.

(5)Vypožičanie spisu mimo úrad môže

 
 Váš názor
Čo by ste zmenili na tomto portáli?
 Úspešne odoslané
Input: